Forecasting Penjualan & Implementasinya dalam Daily Sales Job

Forecasting, pasti tiap salesman mengenal istilah ini. Hampir di setiap perusahaan penjualan pastilah kita mengenal apa yang di sebut dengan Forecasting, atau Plan penjualan, atau estimasi  penjualan atau mungkin ada beberapa istilah lain yang berbeda-beda di perusahaan lain.

Saya masih teringat ketika masih menjadi Salesman Produk Jasa Pest Control sekitar 12 tahun yang lalu, tiap Minggu yang biasanya di Jumat Malam kita selalu meeting Forecast / meeting Estimasi penjualan, atau yg kita sambil bercanda selalu sebut Judgement Day hehehe.., mengapa demikian karena sang Big Bos waktu itu yang Hobby bicara nyelekit, selalu saja mencari mangsa atau target korban untuk di hina ketika forecast salesmannya masih di bawah target atau ketika progress penjualannya buruk.

Forecasting atau estimasi penjualan merupakan salah satu tools dalam pekerjaan salesman yang sebenarnya sangat penting bagi salesman & Management. yang mana fungsinya adalah sebagai rencana atau gambaran atau juga Estimasi berapa kira-kira angka penjualan yang bisa di capai dalam satu periode tertentu.

Tools Forecasting ini bisa bermacam-macam bentuk atau namanya di setiap spesialisasi sales, begitupun metode pengukuran serta penetapannya. di Spesialisasi DS (Direct Sales) misalnya, tentunya berbeda cara melakukan atau menentukan Forecast ini dengan spesialisasi DB (Distribution Busines), begitupun juga dengan Spesialisasi  IB (Industrial Busines) tentunya berbeda dengan kedua Spesialisasi sebelumnya.

Pada tulisan saya kali ini, mungkin saya tidak akan menjelaskan panjang lebar tentang teknik Forecastinng satu persatu per spesialisasi kerja Sales, karna biasanya tiap- tiap perusahaan sudah memiliki dan sudah terbiasa dengan sistem/cara forecastingnya masing-masing. namun saya akan lebih menjelaskan mengenai apa itu sesungguhnya Forecasting dan bagaimana seharusnya dasar-dasar forecast penjualan dibuat.

Kenyataannya di dunia sales, Forecasting atau perencanaan penjualan ini masih sering di salah artikan oleh para salesman dan Sales Manager, sehingga tidak jarang Seorang Salesman justru tidak menggunakan tools ini sebaik mungkin. sehingga malah terjadi missleading dalam pengambilan keputusan Management. dan ini seringkali terjadi terutama di Spesialisasi DB (Distribution Bussines). yang mana kesalahan Forecasting penjualan bisa berimplikasi serius kepada kesalahan forecast produksi yang mana berpotensi terjadinya overstok, mengurangi profit atau juga penambahan cost secara bisnis.

Sebagai contoh : ketika meeting forecasting seorang Sales cenderung mangambil jalan simple ketika ditanya berapa forecastnya, dengan simple dia menjawab “sesuai Target Pak”, karna dia berfikir bahwa kewajiban kita kan mencapai target jadi saya forecastkan sesuai target saja, kan memang harus capai target. Atau contoh lain misalnya ” Saya Forecastkan120% vs Target Pak”, karna yang bersangkutan memang Salesman super Ambisius dan sangat ingin menjual over target. saya ulangi sangat ingin menjual over target. ya.., berdasarkan keinginannya yang kuat dia berjanji ke Management Bahwa dirinya akan menjual over target. padahal kita tau realitanya keinginan yang kuat saja tidaklah cukup untuk mendapatkan sukses penjualan. ada banyak faktor lainnya seperti ketersediaan stok, Delivery time, seasonality dll.

Target, Salesplan & Forecast Penjualan.

Sebelum lebih jauh memahami Forecast Penjualan ada baiknya kita juga memahami perbedaan-perbedaan antara Target, Salesplan,  dan Forecast, Realitanya banyak Salesman, bahkan Sales Manager yg salah mengartikan atau salah mendefinisikan ketiga istilah ini, sehingga seringkali tertukar antara Salesplan & Forecast, atau seringkali langsung membuat Forecast berdasarkan Target tanpa adanya Salesplan…, ironis kan?, hasilnya apa? bisa jadi pencapaian penjualan yang tidak maksimum dan atau malah salah membaca pasar yang kemudian menimbulkan Loss sales di kemudian hari.

1. Target

Kalau yang ini semua orang sales pasti tau, jangan ngaku orang sales kalau gak tau Target karna tiap salesman pasti punya target penjualan. Target penjualan sesungguhnya merupakan angka penjualan yang di rencanakan oleh pihak Management untuk di capai. makanya beberapa perusahaan tidak menyebutnya sebagai Target, tapi juga Bisnis Plan (BP), Budget, atau Goal setting, atau mungkin ada istilah lain.

Perlu di pahami idealnya sebuah perusahaan menyeting target penjualan dengan juga mengakomodir hal-hal lainnya, seperti ketersediaan stok, estimasi pertumbuhan pasar, rencana pengembangan produk, kemampuan logistik, Cash Capability, dll. yang mana artinya Target yang di setting ini memang benar-benar merupakan Bisnisplan atau rencana rencana bisnis yang ingin di capai oleh perusahaan dalam satu periode tertentu.

Artinya Target lebih mengarah kepada rencana Perusahaan untuk tumbuh yang mana di pengaruhi oleh faktor-faktor internal yang ada.

2.Salesplan

Berbeda dengan Salesplan atau rencana penjualan. Rencana penjualan adalah angka penjualan yang ingin benar-benar di capai oleh seorang penjual dengan lebih menganalisa kondisi realtime pasar pada saat itu, peluang-peluang penjualan yang ada dan kemampuan kita dalam melakukan proses closing-closing penjualan untuk mengejar angka semaksimal mungkin. Idealnya harus diatas target, atau minimal mencapai target.

Salesplan lebih di pengaruhi oleh faktor-faktor external yang terjadi selama periode penjualan tersebut, contohnya jika di Distribution Bisnis adalah sbb : Target 1000 untuk salah satu Toko, namun kenyataannya Sisa Stok masih 1500, dengan average Stok toko biasanya hanya 1000/Bulan , dengan memperhatikan kondisi realtime yang ada kemudian kita menganalisa pasar bahwa Toko sepertinya punya kemungkinan untuk bisa menjual sebanyak 800 sampai akhir bulan, sehingga sisa Stok akan menjadi 700, disini kita menganalisa juga bahwasanya Toko kemungkinan akan memperbanyak Stok, mengingat bulan selanjutnya akan peak season, dalam hal ini kita boleh saja membuat salesplan sebanyak 1000 unit sesuai Target sehingga pada akhir bulan Stok averagenya akan sedikit tinggi demi mangantisipasi peak season bulan selanjutnya.

Contoh lainnya adalah di IB atau Industrial Bisnis. yaitu salesman yang mensupply produknya ke Institusi-institusi atau perusahaan-perusahaan.Contoh sebagai sales pemasok produk bahan baku industri dengan  target 100 jt, dari existing customer kita memplaning 80 juta, dan harus cari 20 juta lainnya dari Customer baru, dari target 20 juta customer baru ini berapa kira-kira nilai salesplan  yang sudah berstatus Hot prospek, atau prospek yg sudah 80-95% pasti deal, jika ternyata hanya 12 juta maka kita harus akui bahwa sementara salesplan kita adalah baru 92 juta. lalu apakah selesai sampai disini? tidak Seorang Salesman harus sesegera mungkin Take Action bagaimana agar target dapat terpenuhi, agar salesplannya bisa mencapai target penjualan yang ada. bisa dengan sesegera mungkin mencari prospek-prospek baru memfokuskan prospek yang ada agar menjadi Hot prospek, atau mencoba meningkatkan kuantity penjualan dari existing customer yang ada.

Inti dari Salesplan adalah seorang Salesman harus bisa membuat rencana berapa angka yang mau di capai dengan memperhatikan kondisi external yang ada seperti pasar, seasonality, competitor movement dll dan kemampuan jual dirinya ,  agar target penjualannya bisa tercapai. Salesplan juga berguna untuk  memaksa Salesman untuk dapat menganalisa pasar sedini mungkin, mengikuti progressnya dan bisa segera take action yang dirasa perlu demi mencapai Target yang di tentukan perusahaan.

3.Forecast

Jika sudah cukup memahami perbedaan antara Target dan Salesplan maka mari kita pahami apa dan bagaimana Forecasting sebaiknya di buat.

Perbedaan mendasar antara Target penjualan dan Salesplan adalah : Target penjualan merupakan angka penjualan yg ingin di capai yang berasal dari internal perusahaan dan dengan mempertimbangkan faktor-faktor internal lainnya yang merupakan perwujudan Rencana pertumbuhan Bisnis Perusahaan, sementara Salesplan atau rencana penjualan merupakan angka penjualanyg ingin di capai yang berasal dari analisa-analisa realtime  team Sales dari faktor external dalam hal ini kondisi pasar,demand produk, kondisi pelanggan,kompetitor dan faktor-faktor external lain yang akan mempengaruhi pencapaian target perusahaan dalam satu periode tertentu.

Lalu bagaimana dengan Forecasting penjualan?, Forecasting penjualan merupakan estimasi real berapa sesungguhnya penjualan bisa di capai dengan menganalisa faktor-faktor pendukung pencapaian target dengan kondisi real pasar dan kemampuan real menjual kita, yang mana sesungguhnya adalah kombinasi dari analisa kita dalam menentukan target dan membuat salesplan.

Untuk lebih simple mari kita pahami contoh berikuti: Team sales atau salesman sudah melakukan analisa Salesplannya dan menentukan rencana penjualannya sebesar 200 Juta, target penjualan sebesar 180 juta, untuk itu apakah angka 200 juta tersebut bisa kita anggap sebagai Forecast atau tidak? belum tentu. dari salesplan 200 juta tersebut, kita perlu lebih dalam lagi menganalisa apakah faktor internal perusahaan sanggup untuk memenuhinya?, seperti ketersediaan stok, TOP pembayaran, Logistik pengiriman, additional service, delivery Ontime dll. jika ternyata bisa maka it’s Ok , salesplan bisa kita anggap sebagai Forecast penjualan, namun jika pada kenyataannya tidak dapat memenuhim dan yang bisa terpenuhi hanya sebesar 150 juta maka mau tidak mau harus kita akui Forecast kita hanya sebesar 150 juta.

Pertanyaannya kemudian adalah apakah sebagai salesman kita cukup tenang-tenang saja dengan Forecast yang hanya 150 juta? tentunya tidak. disinilah pentingnya forecasting sebagai tools, ketika kita ketahui bahwa forecast kita masih di bawah target maka itulah saatnya kita harus segera take Action untuk bagaimana caranya memenuhi target penjualan yang ada.

Inti dari melakukan forecasting yang benar adalah agar sebagai salesman kita benar-benar terus bisa menganalisa sedetail mungkin semua progress penjualan kita dan bisa segera take action jika dirasa perlu demi mencapai penjualan yang maksimal

Happy forecasting ……………………