Panic Selling

“Budi, coba kamu tawarkan sana ke Pak Badri, ambil tambahan 500 juta lagi kita kasih tambahan diskon 3% lagi ya…, segera eksekusi”, begitu kata Pak Arman sang Sales GM di salah satu perusahaan Distribusi di kantornya, ” Pak…, saya tambah buat Bapak bonus vouchernya ya Pak, buat menutup jualan akhir bulan aja Pak, ini saya sudah Minus margin sebetulnya, tapi gak apa-apa Pak khusus hari ini buat Bapak”, ujar Dina si Sales Travel Agent kepada pelanggannya.., atau “Pak kita minta PO nya sekarang dulu ya Pak, nanti barang biar di titip dulu aja di tempat saya jika Bapak gak ada tempat, Payment nya pun kita perpanjang deh Pak,  kan tetap bisa Bapak pakai Bahan Baku ini untuk bulan depan Pak” Herdi salah satu Sales Industri chemical mengatakan kepada Pelanggannya melalui telepon di detik-detik Closing time.

Hal-hal diatas pasti sering Anda temui di detik-detik akhir penutupan penjualan di akhir bulan, dan akhir tahun…, itu hal yang tidak bisa di lepaskan dari “Ritual” orang sales dimana saja…, dalam hal ini saya menyebutnya sebagai PANIC SELLING…, yup Panic Selling.

Panic Selling bukan berarti si Salesman menjual kepanikan ya… hehe… tetapi justru Si salesman, Sales Manager, atau siapapun di Team sales / perusahaan tengah menjadi panik karena Target atau Forecast penjualan yang di tentukan perusahaan sangat berpotensi tidak tercapai pada detik-detik terakhir injury time.

Hal- hal seperti panic selling mungkin menjadi hal yang betul- betul biasa pada beberapa Spesialisasi bidang Sales, terutamanya pada Spesialisasi penjualan Distribusi, walaupun di Industrial pun hal semacam ini bukan berarti tidak pernah terjadi. karena sudah terbiasanya, maka banyak jajaran Manajemen dan Manager Sales yang kemudian menganggapnya sesuatu yang sudah biasa dan tidak berdampak signifikan terhadap bisnis, apalagi selama penjualan bisa masuk, maka urusan selesai, mau ada Panik atau tidaknya mungkin sebagian besar dari kita menjadi tidak peduli.

Namun demikian marilah kita telaah lebih mendalam lagi, apakah hal tersebut di benarkan dalam bisnis dan atau juga apakah implikasi-implikasinya dan bagaimana cara menghindari Panic Selling ini ?

Resiko-resiko dalam Panic Selling

Ketika sebuah team Sales terjadi Panic Selling di akhir bulan, maka sesungguhnya ada beberapa resiko yang bisa saja terjadi, diantaranya adalah :

1.Perusahaan akan lebih mudah di “Drive” Oleh Customer, ketika terjadi panic selling di akhir bulan, kita biasanya mengobral benefit atau lebih seringnya Diskon atau penawaran khusus kepada pelanggan-pelanggan tertentu, dan jika pola ini sudah di kenali oleh pelanggan, maka yang terjadi adalah Pelanggan akan pegang kartu kita dan akan menekan kembali di saat-saat terakhir, apalagi jika kita berhubungan dengan pelanggan yang memang pintar.

2. Merubah tatanan/ Planing Jangka Panjang. Sering kali kita melakukan rencana-rencana jangka panjang terhadap suatu wilayah penjualan atau segmen penjualan tertentu, namun ketika angka penjualan pada terget bulanan atau target-target jangka pendek jauh dari harapan dan kepentingan-kepentingan jangka pendek harus di akomodir, maka mau tidak mau keputusan-keputusan yang sebelumnya tidak di rencanakan dan bertolak belakang dengan target jangka panjang kita menjadi di korbankan, hal ini tentunya sangat beresiko terhadap rencana bisnis maupun ekspansi jangka panjang di masa datang.

3. Hilangnya kepercayaan pelanggan. Ketika keputusan-keputsan “demi menyelamatkan angka” dilakukan, dan keputusan-keputusan itu mempengaruhi pelanggan-pelanggan kita tentunya memberikan sinyalmen yang buruk terhadap pelanggan kita, Hal ini yang kemudian membuat pelanggan kehilangan kepercayaan terhadap kita dan berdampak kepada keputusan-keputusannya dimasa datang.

4. Meningkatya resiko bisnis, Anda bisa bayangkan ketika barang yang masih dalam perjalanan import langsung dianggap sudah masuk dan langsung di jual. ya… itu yang sering terjadi ketika team Shorted/kekurangan barang diakhir bulan namun penjualan harus tetap di capai, kita bisa bayangkan jika Pelanggan sudah memesan dan sudah melakukan Invoicing ternyata barang yang datang tidak sesuai atau ada kendala ketika pengiriman masuk ke gudang kita. yang terjdi tentunya resiko dan biaya ada di pihak kita.atau contoh lain misalnya memberikan penjualan kredit epada Pelanggan yang kurang kualified misalnya.

Panic Selling biasanya terjadi di kerenakan faktor yang bermacam-macam dan saling terkait, diantaranya adalah :

1. Perencanaan, koordinasi dan Arahan atau monitoring yang tidak matang dan tidak terlaksana dengan baik,

Contohnya seperti ini ; Target bulan ini 100 juta, estimasi persediaan barang ada 200 juta, namun karena kurang perencanaan yang matang, dianggap semua serba aman, dan barang bisa terjual, namun setelah sekian waktu di ketahui bahwa Stok 200 juta sebagian besar barang-barang slow moving yang sulit di jual semantara untuk barang fast moving hanya tersedia stok 60 juta, dan sudah terjual semua, sehingga sisanya adalah barang-barang slow moving yang memang pelanggan masih punya banyak stok. Lalu Panic selling action pun di eksekusi, sisa barang yang ada walaupun slow moving dipaksa jual ke pelanggan dengan banting harga dan dilakukan kompensasi terhadap sisa stok pelanggan.

Contoh lainnya adalah ketika Perusahaan kurang melakukan monitoring yang baik terhadap team, tetap merasa confident padahal kondisi benar-benar berbeda, ketika closing day semakin dekat barulah team menyadari bahwa ada yang salah dalam proses penjualan mereka. Inilah yang menjadikan penting untuk adanya meeting rutin setiap minggu bagi team Sales, dan atau team sales dan pihak-pihak terkait lainnya.

2. Penetapan Target / forecast penjualan yang tidak realistis.

Beberpa waktu yang lalu saya sudah pernah tuliskan mengenai perbedaan Target dan Forecast, ya.., kedua-duanya adalah sama-sama angka yang harus di capai. dengan menetapkan target penjualan / Forecast penjualan yang terlalu over maka otomatis Panic selling akan selalu terjadi, dan kita akan melakukan apapun untuk bisa mencapainya.

Saya selalu mengatakan bahwa menetapkan target yang baik adalah target itu bisa terukur, dan memiliki latar belakang yang logis dalam penentuannya, serta target yang baik adalah target yang bisa di capai dengan cara “Melompat”. dengan ini penentuan target memang harus diestimasi bahwa angka tersebut masih realistis dan bisa di capai.Untuk itu menetapkan Target penjualan bukanlah hal yang sepele untuk dilakukan, ketika salah dalam menentukan target/forecast, implikasi negatif yang terjadi bisa saja bermacam-macam, salah satunya adalah Panic selling ini.

Apa yang harusnya dilakukan :

1. Lakukan perencanaan & Kontrol yang baik, Perencanaan memang baik dan Wajib, tapi perencanaan tanpa kontrol yang berkelanjutan dan evaluasi-evalusi secara periodik tentunya sama saja tidak ada artinya sama sekali. Lakukan meeting meeting secara berkala, sekitar seminggu sekali misalnya, pada saat meeting lakukan evaluasi evaluasi terhadap semua yang berhubungan dengan penjualan, mulai dari avaibility barang, forecast kedatangan barang, operational jasa, kendala kendala yang mungkin terjadi, forecast rencana penjualan, sampai dengan What To Do List mingguan dan rencana kunjungan Salesman. atau jika Anda di bidang Jasa, cek selalu berapa banyak Hot Prospek Anda, berapa banyak dan evaluasi proses kanvasing Anda, effort telemarketing Anda, efektifitas promosi Anda dll Dengan melakukan hal ini biasanya kemungkinan kemungkinan tidak tecapainya target akan dapat diketahui lebih dini, dan action plan pun bisa segera dilakukan.

2. Koordinasi internal yang solid, planing sudah di buat, meeting reguler sudah dilakukan, evaluasi juga sudah di jalankan, lalu apalagi yang kurang? Yang perlu diperhatikan juga adalah koordinasi internal, koordinasi yang solid harus terjadi di setiap day to day bisnis antar departemen departemen yang terkait, dept finance dengan sales, sales dengan marketing, sales dengan logistik, administrasi dengan logistik, dll

Setiap orang harus sadar bahwa tiap depertemen harus saling melayani dan memahami kendala kendala yang sering terjadi sehingga bisa bekerjasama dengan baik. Dan disini diperlukan peran serta Para manager madya untuk bisa memimpin teamnya dalam melakukan koordinasi day to day ini.

3. Koordinasi dengan faktor eksternal pun sangat penting. sebagai contoh : Perusahaan sedang berencana melakukan aktifitas promo, pelanggan sudah diinformasikan untuk melakukan stok barang, namun karna komuniksai yang kurang baik dari team promosi dengan pihak vendor maka terjadi kendala kendala lapangan seperti material promo yang tidak on time dll, sehingga tujuan promosi tidak berjalan dengan baik, sementara disisi lain biaya sudah di keluarkan dan penjualan tidak dicapai secara maksimal. Yang lebih parah di bulan selanjutnya Toko tidak bisa ambil barang sesuai ekspektasi karena memang stok masih tinggi karena promo yang di rencanakan tidak berjalan baik.

4. Berhitung Risk vs Gain, Jika ternyata Penjualan terjadi jauh dari yang di harapkan, dan waktu sudah mepet, selalu diingat bahwa Manager harus benar-benar menimbang dengan baik apakah Panic Selling harus dilakukan. jika memang terpaksa pastikan Anda berhitung Risk vs Gain atau resiko vs Keuntungan dengan sangat cermat dan Faham betul dan siap dengan resiko apapun yang harus dihadapi.

Seterpaksa-terpaksanya Anda melakukan Panic Selling, yang paling baik adalah ketika semua resiko Anda sudah perhitungkan dan sudah Anda siap menghadapinya, namun seburuk-buruknya Panic Selling yang terjadi adalah ketika Anda tidak mengetahui dan menyadari resiko-resiko yang akan terjadi.

Happy Selling………..